Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz una vez localizada nos muestra dentro de una misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.
Buscar V (valor que desea buscar en la matriz de datos donde buscar datos, columna que se desea obtener ordenado)
domingo, 4 de septiembre de 2011
Pasos para colocar el botón formulario
1.Clic en el boton de office.
2.Clic en opciones de excel.
3.Personalizar.
4.Comando mas utilizado.
5.Seleccionamos todos los comandos.
6.Clic en el primero.
7.Presiona repetidamente la letra (F) hasta llegar al comando formulario.
8.Clic en agregar.
9.Clic en aceptar.
2.Clic en opciones de excel.
3.Personalizar.
4.Comando mas utilizado.
5.Seleccionamos todos los comandos.
6.Clic en el primero.
7.Presiona repetidamente la letra (F) hasta llegar al comando formulario.
8.Clic en agregar.
9.Clic en aceptar.
Función contar si
Esta función esta compuesta por los siguientes elementos:
1.Un rango:es donde se encuentran los valores a buscar.
2.Criterio:Es la condición que deben cumplir los valores o datos que están en el rango.
Contar si los datos cumplen en el rango un orden o un criterio:
Estructura de la función si:
=contar.si0(Rango;criterio)
Ejemplo:=Contar.si(C2:C5;¨f¨)
1.Un rango:es donde se encuentran los valores a buscar.
2.Criterio:Es la condición que deben cumplir los valores o datos que están en el rango.
Contar si los datos cumplen en el rango un orden o un criterio:
Estructura de la función si:
=contar.si0(Rango;criterio)
Ejemplo:=Contar.si(C2:C5;¨f¨)
jueves, 26 de mayo de 2011
Proyecto De Informatica
Integrantes:
El año 1823, en Londres, Burton y Hormer construyen el llamado cuarto ascendente que tenía capacidad para elevar hasta 20 personas a una altura de 37 metros.
*Eduardo Navarro
*Natalia Posada
*Maria Fernanda Gomez.
*Adriana Valvuena
*Johana Chaverra
Proyecto Ascensor
En este proyecto se busca realizar un ascensor, el cual está impulsado por una dinamo extraído de un carro a control remoto, este funciona a través de una batería de 9 voltios, el motor es activado a través de un interruptor de 2 opciones (encendido y apagado).Todo esto está unido a través de cables.
Un ascensor o elevador es un sistema de transporte vertical diseñado para movilizar personas o bienes entre diferentes niveles. Puede ser utilizado ya sea para ascender o descender en un edificio o una construcción subterránea. Se conforma con partes mecánicas, eléctricas y electrónicas que funcionan conjuntamente para lograr un medio seguro de movilidad. Si se considerara un medio de transporte, sería el segundo más utilizado después del automóvil
La primera referencia de un elevador es en las obras del arquitecto romano Vitruvius, quien reportó que Arquímedes (ca. 287 a. C. – ca. 212 a. C.) había construido un primer elevador probablemente en 236. En algunas fuentes literarias de épocas posteriores, los ascensores se mencionaron como cabinas sostenidas con cuerda de cáñamo y accionadas a mano o por animales. Se supone que ascensores de ese tipo se instalaron en el monasterio de Sinaí, en Egipto.
Los ascensores antiguos y medievales utilizaban sistemas de tracción sobre la base de grúa. La invención de otro sistema basado en la transmisión a tornillo, fue tal vez el paso más importante en la tecnología del ascensor desde la antigüedad, lo que finalmente condujo a la creación de los ascensores de pasajeros modernos. La primera unidad a sinfin fue construida por Ivan Kulibin e instalada en el Palacio de Invierno en 1793, mientras que varios años más tarde, otro ascensor Kulibin fue instalado en Arkhangelskoye, cerca de Moscú. En 1823, una "cabina de ascenso" hace su debut en Londres.2
En 1851, un tal Waterman inventó el primer prototipo de montacargas. Se trataba de una simple plataforma unida a un cable, para subir y bajar mercancías y gente. A medida que se fueron construyendo edificios más altos, la gente se sintió menos inclinada a subir escaleras empinadas. Los grandes almacenes comenzaron a prosperar, y surgió la necesidad de un aparato que trasladara a los clientes de un piso a otro y empleara un mínimo de esfuerzo.
El año 1823, en Londres, Burton y Hormer construyen el llamado cuarto ascendente que tenía capacidad para elevar hasta 20 personas a una altura de 37 metros.
*En 1853, Elisha Graves Otis inventa los primeros frenos de emergencia para ascensores, lo cual le lleva a construir elevadores seguros, los cuales venían con un dispositivo de seguridad en caso que el cable de sujeción se rompiese.
*El 23 de marzo de 1857 Otis instala su primer elevador en New York.
*En 1996 la empresa finlandesa KONE crea el primer ascensor viable sin cuarto de máquinas.
*El 23 de marzo de 1857 Otis instala su primer elevador en New York.
*En 1996 la empresa finlandesa KONE crea el primer ascensor viable sin cuarto de máquinas.
domingo, 8 de mayo de 2011
Pasos Para Filtrar Datos
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.
Tenemos por ejemplo los siguientes datos en nuestro libro de Excel en la hoja1:
Nombre - Dirección - C.P - Número
y queremos filtrar nuestra base de datos en una hoja2 , entonces los pasos a realizar son los siguientes:
Nos situamos en la hoja2
en la Celda A1 de la hoja2 escribimos la siguiente formula >>
=Hoja1!A1
Ya que el filtro lo vamos a realizar por Nombre que es así el rotulo que tenemos en nuestra hoja1!A1
Podéis hacer lo mismo para la celda B1-C1 y D1
Luego la celda A2 de la hoja 2 será la celda CLAVE donde vais a escribir el dato en este caso hemos escrito [cuatro] >>
Para que cuando ejecutéis el código os filtre todos las filas referidas a esa celda. En este ejemplo hemos utilizado un Botón [ Active X llamado CommandButton1] para ejecutar dicho código y le hemos asignado la siguiente macro >>
Quedándonos nuestra hoja2 según ejemplo de Archivo >>
Pasos Para Ordenar Datos
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional. Para obtener más información, vea Filtrar datos de un rango o una tabla y Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales.
Pasos Para Validar Datos
Paso 1
Seleccionamos la celda (o las celdas con las mismas características) en las que deseamos que se validen los datos (direcciones, fechas, teléfonos, etc.).
Seleccionamos la celda (o las celdas con las mismas características) en las que deseamos que se validen los datos (direcciones, fechas, teléfonos, etc.).
Paso 2
Escogemos el tipo de datos que queremos que valide, por ejemplo, que al introducir información en una celda solo admita números dentro de un intervalo determinado, o podemos escoger que sólo admita formato de fechas, etc. También podemos definir el texto que queremos que aparezca en el momento de introducir la información en una celda que valide formato, o el texto que queremos que aparezca cuando se introduzca información no válida en una celda que valida formato.
Escogemos el tipo de datos que queremos que valide, por ejemplo, que al introducir información en una celda solo admita números dentro de un intervalo determinado, o podemos escoger que sólo admita formato de fechas, etc. También podemos definir el texto que queremos que aparezca en el momento de introducir la información en una celda que valide formato, o el texto que queremos que aparezca cuando se introduzca información no válida en una celda que valida formato.
Resultado:
En la celda o celdas seleccionadas sólo podremos introducir el tipo de datos que hayamos fijado como válidos.
En la celda o celdas seleccionadas sólo podremos introducir el tipo de datos que hayamos fijado como válidos.
Pasos Para Insertar, Comentar, Modificarlo Y Eliminarlo
Después de crear una vista de datos que tenga como origen de datos una lista o biblioteca de SharePoint, una base de datos SQL o un archivo XML, puede agregar fácilmente vínculos para modificar, eliminar o insertar registros del origen de datos con el explorador.
Por ejemplo, Neptuno, una empresa de distribución de alimentos para gourmets, hace el seguimiento de su inventario en un archivo XML. Cuando el inventario indica que hay pocas existencias de un artículo, un miembro del equipo llama al proveedor de ese producto y realiza un pedido. Sugiere agregar vínculos para modificar la vista de datos, de modo que el miembro del equipo que realice el pedido pueda actualizar inmediatamente el registro del artículo. También puede agregar, insertar y eliminar vínculos en la vista de datos para que los miembros del equipo pueden agregar o quitar productos, de ese modo, Neptuno siempre tendrá la información más actualizada en su inventario actual.
En este artículo se muestra cómo agregar, modificar, eliminar e insertar vínculos a una vista de datos existente. Para crear los datos de ejemplo y la vista de datos que se utiliza en el ejemplo o para obtener más información acerca de las vistas de datos, vea el artículo Crear una vista de datos.
En este artículo
Pasos Para Insertar, Comentar, Modificarlo Y Eliminarlo
Después de crear una vista de datos que tenga como origen de datos una lista o biblioteca de SharePoint, una base de datos SQL o un archivo XML, puede agregar fácilmente vínculos para modificar, eliminar o insertar registros del origen de datos con el explorador.
Por ejemplo, Neptuno, una empresa de distribución de alimentos para gourmets, hace el seguimiento de su inventario en un archivo XML. Cuando el inventario indica que hay pocas existencias de un artículo, un miembro del equipo llama al proveedor de ese producto y realiza un pedido. Sugiere agregar vínculos para modificar la vista de datos, de modo que el miembro del equipo que realice el pedido pueda actualizar inmediatamente el registro del artículo. También puede agregar, insertar y eliminar vínculos en la vista de datos para que los miembros del equipo pueden agregar o quitar productos, de ese modo, Neptuno siempre tendrá la información más actualizada en su inventario actual.
En este artículo se muestra cómo agregar, modificar, eliminar e insertar vínculos a una vista de datos existente. Para crear los datos de ejemplo y la vista de datos que se utiliza en el ejemplo o para obtener más información acerca de las vistas de datos, vea el artículo Crear una vista de datos.
En este artículo
Pasos Para Crear Un Formulario De Datos En Exel
Explicaré brevemente una herramienta poco utilizada de Excel como son los Formularios de datos; y me estoy refiriendo al Formulario estándar de Excel (no a los Controles de formularios personalizados). Es una herramienta muy sencilla, pero muy práctica para todos aquellos que en algún momento hemos tenido que completar registros en una base de datos de Excel.
Debemos saber que, si trabajamos con Excel 2007, lo primero que deberemos hacer es extraer a nuestra Barra de acceso rápido el Comando Formulario..., o bien llamarlo con el teclado, al igual que hacíamos en la versión 2003 (es decir, pulsando ALT+t+f).
Claro, que antes de ejecutar esta herramienta tendremos que tener configurada nuestra base de datos, esto es, al menos deberemos tener nuestra cabecera de datos (nuestros rótulos); ya que en caso contrario nuestro Formulario de datos no funcionará...
Supongamos que tenemos una pequeña base de datos de contactos, compuesto de los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Teléfono, Dirección y Edad:
si nos posicionamos sobre alguna de las celdas que componen nuestros rótulos o cabecera, podremos llamar al 'formulario de datos' como antes se ha comentado.
Como aún no tenemos ningún registro, Excel nos preguntará cómo tiene que tomar esa primera fila...
Normalmente accederemos a nuestro 'formulario de datos' sin problema, ya que lo habitual es tener algún registro, y por tanto varias filas de datos...
En este caso, simplemente Aceptaremos, ya que queremos tener la primera fila como rótulos y no como datos.
Inmediatamente se abre la ventana de trabajo del formulario:
y observamos un formulario con los nombres de los rótulos y unos campos editables desde donde poder introducir o modificar nuestros registros; además de diferentes opciones de búsqueda de datos.
Esta herramienta nos ofece además la posibilidad de filtrar registros de nuestra base de datos pulsando el botón de Criterios, utilizado sobre los diferentes campos editables habilitados, combinando los distintos comodines (* ó ?).
La limitación de esta herramienta es que los elementos filtrados sólo son visibles desde el propio formulario, es decir, no nos permite visualizar un listado filtrado sobre nuestra Hoja de cálculo, como la herramienta de Filtro.
Debemos saber que, si trabajamos con Excel 2007, lo primero que deberemos hacer es extraer a nuestra Barra de acceso rápido el Comando Formulario..., o bien llamarlo con el teclado, al igual que hacíamos en la versión 2003 (es decir, pulsando ALT+t+f).
Claro, que antes de ejecutar esta herramienta tendremos que tener configurada nuestra base de datos, esto es, al menos deberemos tener nuestra cabecera de datos (nuestros rótulos); ya que en caso contrario nuestro Formulario de datos no funcionará...
Supongamos que tenemos una pequeña base de datos de contactos, compuesto de los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Teléfono, Dirección y Edad:
si nos posicionamos sobre alguna de las celdas que componen nuestros rótulos o cabecera, podremos llamar al 'formulario de datos' como antes se ha comentado.
Como aún no tenemos ningún registro, Excel nos preguntará cómo tiene que tomar esa primera fila...
Normalmente accederemos a nuestro 'formulario de datos' sin problema, ya que lo habitual es tener algún registro, y por tanto varias filas de datos...
En este caso, simplemente Aceptaremos, ya que queremos tener la primera fila como rótulos y no como datos.
Inmediatamente se abre la ventana de trabajo del formulario:
y observamos un formulario con los nombres de los rótulos y unos campos editables desde donde poder introducir o modificar nuestros registros; además de diferentes opciones de búsqueda de datos.
Esta herramienta nos ofece además la posibilidad de filtrar registros de nuestra base de datos pulsando el botón de Criterios, utilizado sobre los diferentes campos editables habilitados, combinando los distintos comodines (* ó ?).
La limitación de esta herramienta es que los elementos filtrados sólo son visibles desde el propio formulario, es decir, no nos permite visualizar un listado filtrado sobre nuestra Hoja de cálculo, como la herramienta de Filtro.
Como Modificar El Contenido De Una Celda Sin Borrar Lo Que Contiene
hacemos doble clic en la celda q contiene los datos q deseamos modificar, luego lo modificamos para introducir o cancelar los cambios, presionamos ENTRAR ó ESC.
¿Que Es Una Celda Y Como Esta Compuesta?
Cada archivo de Excel (.xls) se denomina libro, y como tal, está formado por varias hojas.
Cada hoja es una matriz que está formada por filas y columnas. Cada cruce de una fila con una columna se denomina celda.
Cada celda puede recibir un dato o una fórmula. Este dato puede ser una constante o una variable, puede ser una fecha, un texto o una instrucción para que realice una operatoria con otras celdas.
También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
Cada hoja es una matriz que está formada por filas y columnas. Cada cruce de una fila con una columna se denomina celda.
Cada celda puede recibir un dato o una fórmula. Este dato puede ser una constante o una variable, puede ser una fecha, un texto o una instrucción para que realice una operatoria con otras celdas.
También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
Pasos Para Cambiar El Nombre De Una Hoja
- Para cambiar el nombre de la hoja activa, en el menú Formato elija Hoja y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
- Escriba el nuevo nombre sobre el nombre actual.
¿Cuantas Filas Y Columnas Tiene Exel?
2003
FILAS
65536
COLUMNAS
256
2007
FILAS
1048576
COLUMNAS
16384
FILAS
65536
COLUMNAS
256
2007
FILAS
1048576
COLUMNAS
16384
Para Que Sirve Exel
Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
lunes, 14 de febrero de 2011
Propuesta De Proyecto De Un Tren Eléctrico a Control Remoto Inalámbrico
Los modernos trenes eléctricos de alta velocidad son movidos por motores, reciben suministro de energía de rieles electrificados, para no cargar combustible aumenta su eficiencia.
Este modelo de tren eléctrico, funciona como un tren verdadero el motor esta a bordo pero la fuerza es suministrada por líneas elevadas y es bajada hasta el motor a través de alfileres de tapicería.
Este modelo de tren eléctrico, funciona como un tren verdadero el motor esta a bordo pero la fuerza es suministrada por líneas elevadas y es bajada hasta el motor a través de alfileres de tapicería.
Unidades Que Miden El Almacenamiento De Informacion
Usamos los metros para medir las longitudes.
Usamos los litros para medir capacidades.
Cuando necesitamos medir peso, utilizamos los gramos.
Y el tiempo, lo medimos en horas, minutos y segundos.
Para medir la capacidad de almacenamiento de información, utilizamos los Bytes.
Dentro de la computadora la información se almacena y se transmite en base a un código que sólo usa dos símbolos, el 0 y el 1, y a este código se le denomina código binario.
Todas las computadoras reducen toda la información a ceros y unos, es decir que representan todos los datos, procesos e información con el código binario, un sistema que denota todos los números con combinaciones de 2 dígitos. Es decir que el potencial de la computadora se basa en sólo dos estados electrónicos: encendido y apagado. Las características físicas de la computadora permiten que se combinen estos dos estados electrónicos para representar letras, números y colores.
Un estado electrónico de "encendido" o "apagado" se representa por medio de un bit. La presencia o la ausencia de un bit se conoce como un bit encendido o un bit apagado, respectivamente. En el sistema de numeración binario y en el texto escrito, el bit encendido es un 1 y el bit apagado es un 0.
Las computadoras cuentan con soft que convierte automáticamente los números decimales en binarios y viceversa. El procesamiento de número binarios de la computadora es totalmente invisible para el usuario humano.
Para que las palabras, frases y párrafos se ajusten a los circuitos exclusivamente binarios de la computadora, se han creado códigos que representan cada letra, dígito y carácter especial como una cadena única de bits. El código más común es el ASCII (American Standard Code for Information Interchange, Código estándar estadounidense para el intercambio de información).
Un grupo de bits puede representar colores, sonidos y casi cualquier otro tipo de información que pueda llegar a procesar un computador.
La computadora almacena los programas y los datos como colecciones de bits.
Hay que recordar que los múltiplos de mediciones digitales no se mueven de a millares como en el sistema decimal, sino de a 1024 (que es una potencia de 2, ya que en el ámbito digital se suelen utilizar sólo 1 y 0, o sea un sistema binario o de base 2).
La siguiente tabla muestra la relación entre las distintas unidades de almacenamiento que usan las computadoras. Los cálculos binarios se basan en unidades de 1024.
Nombre........... Medida Binaria.......... Cantidad de bytes........ Equivalente
Usamos los litros para medir capacidades.
Cuando necesitamos medir peso, utilizamos los gramos.
Y el tiempo, lo medimos en horas, minutos y segundos.
Para medir la capacidad de almacenamiento de información, utilizamos los Bytes.
Dentro de la computadora la información se almacena y se transmite en base a un código que sólo usa dos símbolos, el 0 y el 1, y a este código se le denomina código binario.
Todas las computadoras reducen toda la información a ceros y unos, es decir que representan todos los datos, procesos e información con el código binario, un sistema que denota todos los números con combinaciones de 2 dígitos. Es decir que el potencial de la computadora se basa en sólo dos estados electrónicos: encendido y apagado. Las características físicas de la computadora permiten que se combinen estos dos estados electrónicos para representar letras, números y colores.
Un estado electrónico de "encendido" o "apagado" se representa por medio de un bit. La presencia o la ausencia de un bit se conoce como un bit encendido o un bit apagado, respectivamente. En el sistema de numeración binario y en el texto escrito, el bit encendido es un 1 y el bit apagado es un 0.
Las computadoras cuentan con soft que convierte automáticamente los números decimales en binarios y viceversa. El procesamiento de número binarios de la computadora es totalmente invisible para el usuario humano.
Para que las palabras, frases y párrafos se ajusten a los circuitos exclusivamente binarios de la computadora, se han creado códigos que representan cada letra, dígito y carácter especial como una cadena única de bits. El código más común es el ASCII (American Standard Code for Information Interchange, Código estándar estadounidense para el intercambio de información).
Un grupo de bits puede representar colores, sonidos y casi cualquier otro tipo de información que pueda llegar a procesar un computador.
La computadora almacena los programas y los datos como colecciones de bits.
Hay que recordar que los múltiplos de mediciones digitales no se mueven de a millares como en el sistema decimal, sino de a 1024 (que es una potencia de 2, ya que en el ámbito digital se suelen utilizar sólo 1 y 0, o sea un sistema binario o de base 2).
La siguiente tabla muestra la relación entre las distintas unidades de almacenamiento que usan las computadoras. Los cálculos binarios se basan en unidades de 1024.
Nombre........... Medida Binaria.......... Cantidad de bytes........ Equivalente
Kilobyte (KB)....... 2^10................................................. 1024.........1024 bytes
Megabyte (MB).... 2^20...........................................1048576............ 1024 KB
Gigabyte (GB)..... 2^30...................................... 1073741824.............1024 MB
Terabyte (TB)...... 2^40.................................1099511627776............ 1024 GB
Petabyte (PB)...... 2^50......................... 1125899906842624............. 1024 TB
Exabyte (EB)...... 2^60..................... 1152921504606846976............. 1024 PB
Zettabyte (ZB)..... 2^70................ 1180591620717411303424............ 1024 EB
Yottabyte (YB)..... 2^80.......... 1208925819614629174706176........... 1024 ZB
Megabyte (MB).... 2^20...........................................1048576............ 1024 KB
Gigabyte (GB)..... 2^30...................................... 1073741824.............1024 MB
Terabyte (TB)...... 2^40.................................1099511627776............ 1024 GB
Petabyte (PB)...... 2^50......................... 1125899906842624............. 1024 TB
Exabyte (EB)...... 2^60..................... 1152921504606846976............. 1024 PB
Zettabyte (ZB)..... 2^70................ 1180591620717411303424............ 1024 EB
Yottabyte (YB)..... 2^80.......... 1208925819614629174706176........... 1024 ZB
En informática, cada letra, número o signo de puntuación ocupa un byte (8 bits). Por ejemplo, cuando se dice que un archivo de texto ocupa 5.000 bytes estamos afirmando que éste equivale a 5.000 letras o caracteres. Ya que el byte es una unidad de información muy pequeña, se suelen utilizar sus múltiplos: kilobyte (kB), megabyte (MB), gigabyte (GB).
Convertir Un Numero Decimal a Binario
Consiste en un método parecido a la factorización en números primos. Es relativamente fácil dividir cualquier número entre 2. Este método consiste básicamente en divisiones sucesivas. Dependiendo de si el número es par o impar, colocaremos un cero o un uno en la columna de la derecha.
Si es impar, le restaremos uno y seguiremos dividiendo entre dos (y podremos un 1 en el lado derecho como anteriormente expongo), hasta llegar al resultado final que debe ser siempre 1.
Si es impar, le restaremos uno y seguiremos dividiendo entre dos (y podremos un 1 en el lado derecho como anteriormente expongo), hasta llegar al resultado final que debe ser siempre 1.
Después, sólo nos queda tomar los resultados de la columna de la derecha y ordenar los dígitos de abajo para arriba, y tendremos nuestro número convertido en binario.
Ejemplo:150|0
75|1*
37|1
18|0
9|1
4|0
2|0
1|1El resultado para 150 en base decimal es: 10010110 en base binaria.*Aquí ponemos 1 al lado derecho y restamos 1 de 75 para poder seguir dividiéndolo entre 2, el resultado lo ponemos debajo, y así sucesivamente.
Sistema Numérico Binario
Conversión de binario a decimal.- El sistema de numeración binario u un sistema de posición donde cada dígito binario (bit) tiene un valor basado en su posición relativa al LSB. Cualquier número binario puede convenirse a su equivalente decimal, simplemente sumando en el número binario las diversasposiciones que contenga un 1. Por ejemplo:
1 1 1 0 1 12 de binario a decimal
1 x 25 + 1 x 24 + 1 x 23 + 0 x 22 + 1 x 2 + 1 = 6910
1 1 1 0 1 12 de binario a decimal
1 x 25 + 1 x 24 + 1 x 23 + 0 x 22 + 1 x 2 + 1 = 6910
domingo, 30 de enero de 2011
Pasos De Combinar Correspondencia En Word 2010
Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.
El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen
Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:
1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
– Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta
En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.
Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.
Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.
Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles
Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que aún no necesito usar el cliente de email por lo cuál no lo he puesto en practica. así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería.
Señoras y Señores, eso es todo y recuerden, que depende de tus necesidades y creatividad sacarle el mayor provecho a esta y en general, a todas las opciones que nos entrega Office.
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