Pasos De Combinar Correspondencia En Word 2010

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:

1 Carta redactada en Word

1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook

250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.

Vamos a:

1: Combinación de Correspondencia

2: Iniciar combinación de correspondencia

     – Seleccionamos asistente de correspondencia

3: Comenzamos con el asistente de correspondencia

    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente

    – Utilizar el documento actual y siguiente

    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control

2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.

3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que aún no necesito usar el cliente de email por lo cuál no lo he puesto en practica. así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería.

Señoras y Señores, eso es todo y recuerden, que depende de tus necesidades y creatividad sacarle el mayor provecho a esta y en general, a todas las opciones que nos entrega Office.

Pasos De Combinar Correspondencia En Word 2007

 PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA
   Estamos ante otra potente utilidad de Word 2007 que nos vá a ahorrar un enorme trabajo cuando tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2007 esta herramienta.
   Imagínate la secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo (por ejemplo) a 200 personas. Imagínate también que tuviese que teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de esas 200 cartas a enviar...¿verdad que sería de locos?.
   Con Word 2007 esa es una tarea sencillísima, pues tan solo debería disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos encabezamientos tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el ratón...
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VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR    Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejmplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habíamos dicho, aunque supondrás que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:    1. Crear el cuerpo de la carta    2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos    3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos    4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.    1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA    Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos que ir a: -
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Como vés, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después: -
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Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:    2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS    Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra: -
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Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que picar en dicha opción: -
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Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...: -

 Estos son todos los campos que vienen por defecto. Pero a mí por ejemplo no me interesan algunos como los teléfonos, la dirección de correo electrónico y otros, así que veremos en la próxima lección como continuamos nuestro ejemplo.

Pasos De Combinar Correspondencia En Word 2003

Ok, ya que sabemos para que sirve “Combinar correspondencia” y que sabemos nos servira para ahorrarnos bastante y latoso trabajo, vamos a ver como lo hago y para eso como siempre vamos primero con lo que necesitamos.

Larga lista de materiales:

- Word 2003 (se puede con otras versiones pero los menus son distintos)

Ok, luego de la larga lista de materiales vamos a la accion.

1.- Lo primero que tienen que hacer es diseñar la carta en Word, escribiendo en mayusculas los datos que van a reemplazar.

Aqui se ve como se escribieron en mayuscula los datos que queremos reemplazar:SALUDO, NOMBRE Y APELLIDO.

Una vez con esto listo, guardamos el archivo, por asuntos didacticos lo guardaremos como “carta”.

2.- Ok, ahora que tenemos guardado nuestro archivo, creamos un nuevo archivo en insertamos una tabla, para eso vamos el menu Tabla->Insertar->Tabla, saldra una ventana asi:

Como veran, en la ventana salen varias opciones, pero solo tomaremos en cuenta 2: Numero de Columnas y Numero de Filas.

En numero de columnas pondremos una cantidad igual a la cantidad de datos que queremos modificar en cada carta, en este caso son 3: SALUDO, NOMBRE Y APELLIDO.

En numero de filas pondremos la cantidad de cartas que queremos hacer más 1, osea si queremos escribir a 5 personas distintas, pondremos un 6, si queremos escribir a 12 personas distintas, ponemos un 13 y asi hasta la muerte.

Cuando la tabla se haya insertado, la rellenamos de la siguiente manera.

Como veran, en la primera fila ponemos el nombre del dato y de la segunda para abajo, rellenamos con la informacion.

Con esto listo, guardamos el archivo, nuevamente por cosas didacticas lo guardaremos como“bd_carta”.

3.- Con ambos archivos guardados, vamos de nuevo (o abrimos si es que lo cerraron) a carta.doc, abren el documento y van a Herramientas->Cartas y Correspondencia->Combinar Correspondencia, veran que se abre un menu a la derecha de la pantalla, el cual es el primero de 6 pasos.

- En el paso uno eligen la opcion “Carta” y click en siguiente
- En el paso dos eligen “Utilizar Documento Actual” y click en siguiente
- En el paso tres eligen “Utilizar una lista existente” y click en examinar, se abrira una ventana para que escojan el archivo, buscaran donde guardaron “bd_carta.doc”, lo escogen y abrir, se abrira una ventana donde muestran los datos, dejan todo como esta y le dan click en aceptar y click en siguiente
- En el paso cuatro viene lo bueno, tienen que elegir el texto del dato que quieran cambiar y hacer click en“Mas Elementos” en el menu de la derecha, se abrira una cuadro y escojen a que dato pertenece, para hacerlo mas claro, una imagen.

Como ven se selecciono el texto SALUDO y en el ventana que se abrio tambien eligen saludo

Con esto asi, click en insertar y luego en cerrar, hacen lo mismo con NOMBRE y con APELLIDO, cuando vayan haciendo click en insertar el texto quedara entra << >>, por ejemplo SALUDO cambiara a <<Saludo>>.

- En el paso cinco, mostrara como queda la carta, le dan click en siguiente
- En el paso seis hacen click en “Editar Cartas Individualmente” se abrira una ventana asi

Eligen todos y click en aceptar.

Despues de esto, se abrira en un documento nuevo todas sus cartas con los datos respectivos y estamos listos, revisen sus cartas porsiacaso, aunque no deberia haber problema y ya estan listas para ser impresas o enviadas via e-mail o lo que necesiten hacer.

Pueden cambiar mas de 3 datos, pueden ser 5 o 7 o 10 o los que quieras y la cantidad de personas tambien es a su eleccion.

El Impacto De La Tecnología En Mi Vida

Hace pocos días (dos o tres) atrás, le comentaba por e-mail a alguien cómo la tecnología (y el conocimiento de la misma) me había sacado de un apuro; y bromeaba sobre que iba a tener que escribir un post al respecto. Bueno acá estamos.

Luego de enviar el e-mail, me quedé pensando exactamente en eso y casi automáticamente me encontraba haciendo una retrospectiva sobre el impacto de las tecnologías de la información en mi vida.

Mientras pensaba en estas cuestiones recibí un nuevo mensaje de Twitter de uno de los tantos usuarios que sigo, en el cual publicaba un enlace a la nota del diario La Nación, La tecnología o la Silla; basado en el artículo original de Iris Fernandez (Facebook, microbbloging, o sacar la silla a la vereda) donde en líneas generales se plantea que la vieja costumbre del barrio de sacar la silla a la vereda en verano para enterarse de los chismes barriales se mudó a Facebook.

Si bien al principio me causó gracia, razonándolo mejor me dí cuenta de que coincidía completamente con los dos puntos de vista; les recomiendo leer ambas notas. Y el caso es que este tipo de herramientas no hace más que reflejar la conducta social del ser humano.

Está el caso de los que no se llevaban con tecnología pero están en Facebook porque se enteran de los cercanos a través de las fotos y entradas en el muro. O simplemente no pueden resistir la tentación de ver fotos, aunque ni siquiera conozcan a sus autores. Y es que el espíritu de querer enterarse de qué pasa alrededor es tan viejo como la humanidad misma.

Hace unas semanas estuvimos con mi esposa en el cumpleaños de una gran amiga. El hecho relevante para este punto es que nosotros conocíamos a la homenajeada y un par más de todos los concurrentes, y voy a esto, porque si fuera mi grupo de amigos de siempre (los más viejos) hablar de tecnología no sería extraño, dado que tenemos todos un perfil parecido (dios los junta…) pero me atrevería a decir que el setenta por ciento de los temas conversados estuvieron relacionados con tecnología.

Un ejemplo de una frase que sonó reiteradas veces: acción, foto con la cumpleañera. Frase: “sonrían que en un rato está en Facebook”.

Conversaciones acerca de lo buena que está la wii, grupos de dos o tres personas jugando con un iphone, o un n95 (había de los dos y ganaba el n95 en número entre los presentes). Incluso hasta presencié un videollamado, algo que a pesar de trabajar en una TIC, nunca había presenciado.

A esa altura cualquiera podría pensar que el cumpleaños era en un barcamp o en una expo-IT. Pero no, estaba en Boedo, en un barrio común y corriente de la ciudad de Buenos Aires, donde la gente hablaba y experimentaba tecnología como tema de uso y conversación cotidiano. El promedio de edad de los presentes que estaban en el tema era de unos treinta y pico de años.

Ese mismo día, para llegar a la reunión en cuestión, usé el GPS de mi teléfono, que me dejó exactamente donde quería. Durante ese mismo día había teletrabajado conectado remotamente a la oficina, y al mediodía estuvimos con mi esposa revisando en Goolge Mapslos puntos que íbamos a visitar en las próximas vacaciones.

Los ejemplos del impacto de redes sociales y tecnologías de la información en la vida cotidiana de las personas son muchos e innegables, y podría seguir contando muchas experiencias más. Están modelando nuestra realidad día a día, y el efecto más negativo que esto tiene no es lo malo que se pueda hacer con su uso, sino más bien la distancia que separa cada vez más en usos, costumbres y codificación de la realidad a los que tienen acceso a las tecnologías de los que no lo tienen. Lo cual es particularmente más preocupante en países en vías de desarrollo que en el mundo desarrollado.

Los efectos negativos más notables el campo de lo real son más que evidentes y son abordados desde el contexto de la brecha y analfabetismo digital. Los empleos de este siglo y desde ya los nuevos trabajos de la era de la colaboración, requieren habilidades técnicas y conceptuales muy relacionadas con las tecnologías de la información.

Un empleo de oficinista estándar en una empresa medianamente digitalizada en la actualidad requiere como mínimo conocimiento estándar de una Suite Ofimática y uno mínimo de gestores de base de datos de pequeña escala, como Microsoft Access. Estos requerimientos, que podrían a llegar a ser algo normal en cualquier ciudad de mediana a grande de Latinoamérica, son aún muy altos para los anillos conurbanos más alejados de las ciudades y mucho más aún para los interiores de los estados o provincias.

En el campo de lo teórico futuro, esto se conoce como singularidad tecnológica; una vez más voy a citar a Wikipedia para contarlo: “En futurología, la singularidad tecnológica(algunas veces llamada simplemente la Singularidad) es un evento futuro en el que se predice que el progreso tecnológico y el cambio social acelerarán debido al desarrollo deinteligencia superhumana, cambiando nuestro ambiente de manera tal que cualquier ser humano anterior a la Singularidad sería incapaz de comprender o predecir.”

Políticas de Estado en este sentido pueden ser consideradas no necesarias o frívolas ante las urgencias que nuestros países poseen hoy en día, pero el punto es que no es algo que pueda lograrse en un abrir y cerrar de ojos. Para lograr una generación que se pueda adaptar al mundo súper tecnificado que –no tengo dudas– habrá en diez años, es necesario comenzar con la formación hoy. Para ejemplos actuales tenemos la falta de especialistas y mano de obra calificada que, por ejemplo, tiene hoy en día nuestro país (Argentina) debido al abandono de la educación técnica formal durante la década de 1990.

Es hora de mirar con atención temas como éstos. El mundo es muy distinto a lo que era hace tan sólo 10 años atrás, y hace 15, un pestañeo en la historia de un país, era muy raro encontrar a alguien que tuviera una computadora en el hogar. Es un buen momento para plantearnos si los programas de enseñanza de escuelas medias están preparados para temas que, por ejemplo, no eran siquiera abordados en el ámbito empresarial hace cinco años. Es hora de mirar al futuro.

La Tecnologia

Tecnología es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permiten diseñar y crear bienes o servicios que facilitan la adaptación al medio y satisfacen las necesidades de las personas. Es una palabra de origen griego, τεχνολογία, formada por téchnē (τέχνη, "arte, técnica u oficio") y logía (λογία), el estudio de algo. Aunque hay muchas tecnologías muy diferentes entre sí, es frecuente usar el término en singular para referirse a una de ellas o al conjunto de todas. Cuando se lo escribe con mayúscula, tecnología puede referirse tanto a la disciplina teórica que estudia los saberes comunes a todas las tecnologías, como aeducación tecnológica, la disciplina escolar abocada a la familiarización con las tecnologías más importantes.

La actividad tecnológica influye en el progreso social y económico, pero también ha producido el deterioro de nuestro entorno (biosfera). Las tecnologías pueden ser usadas para proteger el medio ambiente y para evitar que las crecientes necesidades provoquen un agotamiento o degradación de los recursos materiales y energéticos de nuestro planeta.

Ventajas y Desventajas Del Internet

Ventajas

• Hace la comunicación mucho más sencilla.
• Es posible conocer e interactuar con muchas personas de todas partes del mundo.
• La búsqueda de información se vuelve mucho más sencilla, sin tener que ir forzadamente a las bibliotecas tradicionales.
• Es posible encontrar muchos puntos de vista diferente sobre alguna noticia.
• Es posible la creación y descarga de software libre, por sus herramientas colaborativas.
• La computadora se actualiza períodicamente más facil que si no tuvieramos internet.
• Es posible encontrar soporte técnico de toda clase sobre alguna herramienta o proceso.
• El seguimiento de la información a tiempo real es posible a través del Internet.
• Es posible comprar facilmente a otras tiendas de otros p
• Y es posible compartir muchas cosas personales o conocimientos que a otro le puede servir, y de esa manera, se vuelve bien provechoso.

Desventajas

• Así como es de fácil encontrar información buena, es posible encontrar de la misma forma información mala, desagradable (pornografía, violencia explícita, terrorismo) que puede afectar especialmente a los menores.
• Te genera una gran dependencia o vicio del internet, descuidandote de muchas cosas personales o laborales.
• Hace que los estudiantes se esfuercen menos en hacer sus tareas, debido a la mala práctica del copy/paste.
• El principal puente de la piratería es el internet (Elton John ha saltado por esto tambien)
• Distrae a los empleados en su trabajo.
• Dependencia de procesos. Si hay un corte de internet, hay muchos procesos que se quedan varados por esa dependencia.
• Dependencia de energía eléctrica. Si hay un corte de energía en la casa, adios internet (no es el caso de la telefonía convencional).
• Hace que nazcan otros males tales como el spam, el malware, la proliferación de los virus, el phising, etc.

Asi como todo, hay cosas buenas y cosas malas, así que hay que saber equilibrar nuestro uso del internet para que sea provechoso en nuestras vidas.